Współcześnie większość formalności i procesów biznesowych przenosi się do wymiaru cyfrowego. Jest to nie tylko o wiele wygodniejsze, ale też bezpieczniejsze. Do tego niezbędne są jednak profesjonalne narzędzia IT. Jakie właściwie dają korzyści? Poznaj zalety elektronicznego obiegu dokumentów!
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Liczne zalety elektronicznego obiegu dokumentów sprawiają, że systemy tego typu stają się powszechne. Jak jednak działa taka platforma? Przede wszystkim stanowi bazę danych – gromadzi i archiwizuje wszystkie dokumenty, tak by uprawnione osoby miały do nich stały dostęp. W ten sposób przyspiesza się wymianę informacji w firmie, a przy okazji eliminuje się ryzyko zgubienia, przypadkowego skasowania czy wycieku istotnych dokumentów.
Każdy plik w bazie jest dostępny tylko dla wybranej grupy odbiorców, dlatego nie trzeba obawiać się tego, że trafi w niepowołane ręce. Funkcja ta pozwala też sprawdzić, kto aktualnie zapoznaje się z jego treścią lub kiedy pismo zostało przekazane dalej, dzięki czemu można nadzorować postępy prac. W ten sposób osiągnie się idealny workflow, który dynamizuje działanie całej firmy.
Ogromną zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest również to, że pozwala zaoszczędzić sporo czasu, a także papieru i miejsca w magazynach. Składowanie segregatorów z dokumentami jest po prostu niepraktyczne. Ręczne przekazywanie wniosków, umów czy reportów jest zaś niepotrzebnym dodatkowym obowiązkiem, a do tego stwarza ryzyko utraty dokumentu. Współcześnie często jest to też często po prostu niemożliwe, np. w związku z kwarantanną czy koniecznością pracy zdalnej.
Gdzie najlepiej sprawdza się elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów jest niezwykle uniwersalnym rozwiązaniem. W zasadzie w każdym przedsiębiorstwie ma się do czynienia z dużą liczbą rozmaitych umów, faktur, wniosków, kosztorysów i innych pism. Jeśli chce się nad tym wszystkim zapanować, w pewnym momencie dodatkowe rozwiązania IT są wręcz niezbędne. Mogłoby się wydawać, że takie rozwiązanie jest dedykowane głównie organizacjom skupiającym się na pracy biurowej. Narzędzie to jest jednak niezwykle przydatne w zasadzie w każdej branży, m.in. budowlanej, handlowej, transportowej czy marketingowej.
Z elektronicznego obiegu dokumentów z powodzeniem korzystają duże, średnie, a także małe firmy. System ten doskonale przyczynia się także do rozwoju przedsiębiorstwa, ponieważ jest skalowalnym rozwiązaniem – na bieżąco dostosowuje się do rozrastającej się firmy. Równie dobrze sprawdza się w przypadku zespołu składającego się z 10, jak i 100 osób.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest dość skomplikowane. System ten musi być odpowiednio przystosowany do aktualnej sytuacji w firmie oraz specyfiki branży. Z tego względu najrozsądniej jest skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. Programiści oraz analitycy we współpracy ze zleceniodawcą postarają się jak najlepiej i jak najszybciej przeprowadzić cały proces, tak by nie miał negatywnego wpływu na bieżące sprawy przedsiębiorstwa.
Jeśli firma korzysta już z innych systemów (np. ERP), trzeba także odpowiednio je ze sobą zintegrować. Dzięki temu kadra kierownicza będzie mogła wygodnie wszystkim zarządzać, a pracownicy będą lepiej wykonywać swoje obowiązki. By jednak rzeczywiście tak było, konieczne jest przeprowadzenie szkolenia z zakresu działania systemu. Cały zespół musi nauczyć się obsługiwać odpowiednią dla siebie część platformy, tak by ta nowość stała udogodnieniem, a nie utrudnieniem.
Chcesz wdrożyć w swojej firmie elektroniczny obieg dokumentów? Więcej informacji na temat tego, jak działa i kto może go wdrożyć znajdziesz na stronie: https://www.connecto.pl/jak-elektroniczny-obieg-dokumentow-wplywa-na-dzialanie-firmy/.
